Privacyverklaring
In het kort. Het advocatenkantoor dat uw zaak behandelt, bepaalt wat er met uw gegevens gebeurt. LetselLoket is de software die het kantoor daarvoor gebruikt. Wij vragen en bewaren geen BSN. Medische gegevens zijn alleen te zien met uw toestemming en een getekende machtiging, en alleen voor de mensen die ze nodig hebben.
1. Wie is verantwoordelijk?
Het kantoor dat uw zaak behandelt is verantwoordelijk voor uw gegevens (de verwerkingsverantwoordelijke). LetselLoket verwerkt gegevens alleen in opdracht van dat kantoor. Die afspraken staan in de verwerkersovereenkomst. Heeft u een vraag over uw dossier? Stel die aan het kantoor.
2. Welke gegevens?
- Als u cliënt bent: naam, adres, telefoon, e-mail, geboortedatum, wat er is gebeurd, uw letsel en schade, brieven en berichten in uw dossier, en financiële gegevens zoals voorschotten en uitbetalingen.
- Medische gegevens: alleen als u daar toestemming voor gaf en een medische machtiging tekende. Alleen medewerkers met medische toegang zien ze, en alleen zolang de machtiging geldt.
- Via het intakeformulier: wat u invult en de toestemmingen die u geeft, met het tijdstip. Bestanden worden nog niet meegestuurd; alleen de naam van een bestand dat u noemt.
- Als u medewerker bent: naam, e-mail, rol, uw wachtwoord (versleuteld opgeslagen), of u tweestapsverificatie gebruikt, uw sessies (apparaat en IP-adres) en wat u in het portaal doet (auditlog).
- Geen BSN. Wij vragen nergens om uw burgerservicenummer. Het intakeformulier weigert een BSN.
3. Waarvoor?
- Uw letselschadezaak behandelen: termijnen bewaken, brieven schrijven, uw schade berekenen en betalingen regelen.
- Wettelijke plichten van het kantoor, zoals de administratie en de bewaarplicht van advocaten.
- Beveiliging: vastleggen wie wat deed, zodat misbruik opvalt en niets ongemerkt verandert.
Medische gegevens gebruikt het kantoor alleen met uw uitdrukkelijke toestemming.
4. Kunstmatige intelligentie (AI)
Het kantoor kan AI gebruiken om een concept van een brief of een samenvatting te maken. Een medewerker leest en tekent alles voordat het naar buiten gaat. Alleen de stukken die voor die taak nodig zijn gaan naar de AI-dienst (Anthropic). Die dienst gebruikt de gegevens niet om modellen te trainen. Elke AI-taak wordt vastgelegd.
5. Waar staan de gegevens?
De database, de stukken en het inloggen draaien bij Supabase in Frankfurt (Duitsland). De website draait bij een hostingpartij binnen de Europese Unie.
6. Hoe lang?
Zo lang als de wet en de beroepsregels van advocaten dat vragen. Het kantoor stelt die bewaartermijn in. Na afloop worden de gegevens verwijderd, tenzij een wettelijke plicht iets anders vraagt.
7. Beveiliging
- Versleutelde verbinding en per kantoor afgeschermde gegevens: een kantoor ziet nooit de dossiers van een ander kantoor.
- Tweestapsverificatie voor medewerkers, en rechten per rol.
- Medische stukken alleen binnen een geldige machtiging.
- Een auditlog dat niemand kan aanpassen of wissen.
- Uitbetalingen van derdengelden alleen met twee verschillende akkoorden.
8. Cookies en opslag in uw browser
Wij gebruiken alleen cookies die nodig zijn om in te loggen en ingelogd te blijven, en een cookie met uw keuze "Dit apparaat 30 dagen onthouden". Wij gebruiken geen cookies om u te volgen of voor advertenties. Het intakeformulier bewaart uw antwoorden in uw eigen browser tot u ze verstuurt (hooguit 30 dagen). Na versturen blijft alleen het kenmerk een dag staan.
9. Uw rechten
U mag uw gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen (als de wet dat toestaat). U mag ook bezwaar maken, het gebruik laten beperken, een kopie vragen of uw toestemming intrekken. Vraag dit aan het kantoor dat uw zaak behandelt. Bent u het er niet mee eens hoe het kantoor met uw gegevens omgaat? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.